Kas Dan Pengendalianya

A. Sifat kas dan pentingnya pengendalian internal kas

•       Umumnya perusahaan membagi Kas dalam 2 kelompok:

•       Kas di tangan (cash on hand)

•       Kas di Bank (cash in bank)

•       Umumnya perusahaan tidak hanya memiliki satu rekening bank, tetapi beberapa dalam saat yang bersamaan.

•       Kas merupakan aset paling lancar / likuid, karenanya paling mudah untuk dicuri, dimanipulasi, dan diselewengkan.

•       Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan penyajian atas catatan akuntansi kas, maka pengendalian intern yang efektif atas kas mutlak diperlukan.

B. Pengendalian internal atas penerimaan kas

•       Hanya karyawan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan untuk menangani penerimaan kas.

•       Adanya pemisahan tugas antara individu yang menerima kas dengan individu yang melakukan pencatatan dan menyimpan kas.

•       Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung dokumen (sebagai bukti transaksi), seperti slip berita pembayaran, bukti kas masuk, struk (dalam kasus penerimaan uang melalui konter penjualan), dan salinan bukti setor uang tunai ke bank.

•       Uang kas yang diterima dari hasil penjualan harian atau hasil penagihan piutang harus disetor ke bank setiap hari oleh bagian Kasir.

•       Adanya pengecekan independen atau verifikasi internal. Supervisor melakukan verifikasi jumlah penerimaan kas harian yang dihasilkan operator mesin register kas dengan cara mencocokkan antara total catatan register kas dengan total fisik uang kas aktual. Sementara bagian keuangan juga akan memverifikasi kebenaran jumlah penerimaan kas harian ini dengan cara membandingkan antara salinan lembar ke dua dari ringkasan total penerimaan kas harian dengan salinan bukti setor ke bank.

•       Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang pertanggungan.

C. Pengendalian internal atas pengeluaran kas

•       Hanya karyawan/pejabat tertentu saja yang secara khusus memiliki otorisasi untuk menandatangani cek (biasanya manajer keuangan).

•       Adanya pemisahan tugas antara individu yang menyetujui pembayaran kas, mengeluarkan kas (melakukan pembayaran) dan individu yang melakukan pencatatan pengeluaran kas.

•       Cek harus bernomor urut tercetak, dan setiap cek harus selalu dilampiri bukti tagihan.

•       Simpan blanko cek yang belum terpakai di tempat aman, dan hanya satu orang saja yang ditunjuk atau memiliki akses untuk itu.

•       Adanya pengecekan independen atau verifikasi internal, dengan cara membandingkan cek dengan bukti tagihan dan cocokkan dengan laporan bank atau rekening koran bulanan.

•       Faktur tagihan yang telah dibayar lunas harus segera diberi stempel “Lunas”/”Paid”.

•       Adanya pemisahan tugas / fungsi antara bagian yang melakukan pembelian dengan yang melakukan pembayaran (pengeluaran kas).

•       Dibentuknya dana kas kecil (patty cash fund) untuk pengeluaran-pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil.

D. Rekonsiliasi bank

•       Umumnya perusahaan membagi Kas dalam 2 kelompok:

•       Kas di tangan (cash on hand)

•       Kas di Bank (cash in bank)

•       Dengan dimilikinya rekening bank akan memungkinkan pencatatan berganda atas seluruh transaksi perusahaan melalui bank, yang artinya bahwa transaksi akan dicatat, baik oleh pihak perusahaan maupun pihak bank.

•       Setiap bulannya, perusahaan akan menerima Rekening Koran, dan akan mencocokkan saldo rekeningnya, yaitu antara saldo menurut catatan perusahaan (depositor’s records / balance per books) dengan catatan menurut bank (Bank Statement / Balance per bank)

E. Rekonsiliasi bank (Lanjutan)

•       Mungkin sekali terjadi perbedaan antara catatan perusahaan dengan catatan bank.

•       Karenanya dilakukan rekonsiliasi 2 (dua) kolom untuk menetapkan atau mendapatkan saldo akhir cash in bank yang benar dan sesungguhnya.

•       Rekonsiliasi 2 kolom, tampilan laporannya akan dibagi menjadi dua bagian (sisi).

Ø  Sisi pertama memuat rincian koreksi atas saldo akhir cash in bank menurut catatan bank

Ø  Sisi kedua memuat rincian koreksi atas saldo akhir cash in bank menurut catatan perusahaan

F. Beberapa penyebab timbulnya perbedaan saldo menurut perusahaan dengan rekening koran

1. Deposit in Transit (setoran dalam perjalanan)
• Setoran yang telah dicatat perusahaan sebagai penambah saldo cash in bank, tetapi belum masuk dalam catatan rekening koran bank.
• Setoran dalam perjalanan sifatnya akan mengoreksi (menambah) besar saldo menurut catatan bank / rekening koran.
2. Outstanding checks (cek yang masih beredar)
• Perusahaan sudah mengeluarkan cek untuk pembayaran kepada supplier, namun sampai akhir bulan supplier belum mencairkannya ke bank, sehingga bank belum mencatatnya.
• Cek yang masih beredar sifatnya mengurangi saldo menurut catatan bank / rekening koran.

3. Not Sufficient Fund Check (Cek yang tidak cukup dana)
• Perusahaan menerima cek pembayaran dari pelanggan, namun ketika akan dicairkan ke bank tidak bisa karena dana tidak mencukupi / cek kosong.
• Cek kosong sifatnya akan mengoreksi (mengurangi) besar saldo menurut catatan perusahaan.
4. Notes plus Interest Collected by Bank (penagihan piutang wesel serta bunganya lewat Bank) yang belum dicatat dalam pembukuan perusahaan
• Piutang wesel telah ditagih oleh Bank, dan perusahaan baru mengetahuinya awal bulan berikutnya setelah menerima rekening koran.
• Hal ini sifatnya menambah saldo menurut catatan perusahaan.
5. Interest Income (Bunga bank atas saldo rekening perusahaan) yang belum dicatat perusahaan.
• Perusahaan baru akan mengetahuinya setelah menerima rekening koran.
• Interest Income sifatnya akan menambah besar saldo menurut catatan perusahaan.
6. Bank Service Charge (Biaya Jasa Bank) yang belum dicatat perusahaan
• Seperti biaya administrasi, biaya kliring, biaya penagihan piutang via bank, biaya cetak buku cek, dll. Perusahaan baru akan mengetahuinya setelah menerima rekening koran.
• Hal ini sifatnya mengurangi saldo menurut catatan perusahaan.
7. Error in Recording (kesalahan dalam pencatatan).
• Kesalahan dapat saja dilakukan pihak perusahaan atau bank.
• Perusahaan hanya akan membuat jurnal koreksi jika kesalahan dilakukan perusahaan
• Apakah sifatnya akan menambah atau mengurangi besar saldo menurut catatan perusahaan tergantung pada kasus kesalahannya.

G. Ilustrasi Rekonsiliasi bank
(Sumber:  Hery, SE., M.Si., Akuntansi Dasar 1 dan 2, Grasindo)

•       PT. Kencana Mulia telah mengumpulkan data sebagai berikut untuk menyusun Rekonsiliasi Bank per tanggal 31 Juli 2008:

a.       Saldo menurut perusahaan Rp 25.100.000,- sedangkan saldo menurut bank adalah Rp 24.900.000,-

b.      Bank telah menagih untuk PT. Kencana Mulia sebuah wesel tagih berikut bunganya sebesar Rp 4.700.000. Nilai nominal wesel tersebut Rp 4.500.000. Dalam hal ini bank membebankan biaya penagihan sebesar Rp 50.000 kepada PT. Kencana Mulia.

c.       Setoran uang pada tanggal 31 Juli 2008 sebesar Rp 7.498.400 belum tampak dalam Rekening Koran bank bulan Juli 2008.

d.      Bank telah keliru membebankan pengeluaran cek PT. Kencana Mula sebesar Rp 401.600,- ke dalam rekening PT. Kencana Mulia

e.      Cek yang telah dikeluarkan perusahaan tetapi belum juga dicairkan oleh supplier sampai akhir Juli 2008 sebesar Rp 8.800.000,-.

f.        Pembayaran utang kepada kreditur sebesar Rp 825.000,- telah keliru dicatat dalam pembukuan perusahaan. Bagian akuntansi PT. Kencana Mulia mencatat akun kas di sebelah debet dan akun utang di sebelah kredit dalam jurnal.

g.       Cek dari pelanggan yaitu PT. Lonely Green Rp 4.228.000,- ditolak oleh bank karena tidak ada dananya.

1. Penerimaan uang sebagai hasil dari penagihan ke pelanggan sebesar Rp 797.600,- telah keliru dicatat oleh bagian akuntansi perusahaan sebesar Rp 779.600,-
2. Bank telah membebankan biaya administrasi Rp 120.000,- ke dalam rekening perusahaan, hal ini belum dicatat perusahaan
3. Bank telah mengkredit rekening perusahaan untuk jasa giro bulan Juli 2008 sebesar Rp 230.000,- hal ini belum dicatat perusahaan

Diminta:

•       Buatlah rekonsiliasi saldo bank dan saldo buku per tanggal 31 Juli 2008

•       Buatlah jurnal koreksi yang diperlukan

F. Dana kas kecil (Patty cash fund)

•       Untuk pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil namun seringkali terjadi

•       Dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk pembayaran-pembayaran selama interval periode waktu tertentu, misalnya mingguan atau bulanan.

•       Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap (imprest fund system)

•       Setiap kali kas kecil dibayarkan/digunakan, harus dicatat rincian pembayaran dalam masing-masing formulir penerimaan kas kecil (petty cash receipt) dan seluruh dokumen pendukung (seperti faktur tagihan, dll) harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil.

•       Permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah kas kecil yang telah dibayarkan seperti tercantum dalam formulir penerimaan kas kecil (petty cash receipt) dan seluruh dokumen pendukung harus distempel “LUNAS”.

•       Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan akan didebet dan mengkredit akun kas